Veo grupos de personas queriendo hacer mucho, sin control, sin orden y sin responder a una estrategia planificada y metódica, para luego sentir mucha culpa y frustración.  Quiero que aprendas a ver el tiempo como tu recurso más valioso y que definas la dinámica de tu relación con él, para que realmente sea una plataforma que uses para emprender acciones de manera eficiente en tu vida.

Primero lo primero: el tiempo no se puede gestionar y es igual para todos. Lo que sí puedes (y debes) gestionar u ordenar son tus prioridades y la forma de responder de tu mente.

Establecer orden te permitirá ser responsivo y no reactivo y estar al mando de la calidad de las interacciones en tu vida. Quien no controla sus prioridades personales o no tiene un plan para hacerlo metódicamente, usualmente reacciona a cualquier estímulo que demande su atención sin mayor restricción y desencadenando el desorden durante su día. Llamemos estímulo a cualquier cosa que demande tu atención: mails, llamadas, peticiones, conversaciones, etc.

Segundo, no podemos hacer todo a la vez (multitasking), no todo lo que tienes que hacer es igual de importante, ni todo lo puedes hacer ahora.  Darle orden a tu mente y priorizar le dará estructura a tus ideas y a tus acciones y -como consecuencia- tendrás orden en tu vida. Hacer varias cosas a la vez no te hace más eficiente, esto es un engaño del ego productivo, te hace bajar la velocidad de acción, perder foco y bajar la calidad del desempeño.

Mejorar como usas el tiempo redundará no solo en tu vida profesional, sino también en tu vida personal y en la calidad de tus relaciones. Cuando sientes que haces las cosas apurado, contra reloj o agitado no eres tu mejor versión ni para ti, ni para los que te rodean y generas estrés en tu mente, lo que además corta tu capacidad creativa y de disfrute.

Tu relación con el tiempo empieza en la mente, y se basa muchas veces en los miedos más que en las ilusiones.

 ¿Cuántas cosas haces apurado o en combinación con otras tareas a la vez, por miedo a que la oportunidad pase, por temor a perder, a que algo salga mal, por pensar que serás criticado o que se espera más de ti?

Cambiar tu mente con respecto a las razones de por qué no hacer mucho a la vez permitirá que sientas mayor bienestar y conexión con el disfrute y con la felicidad, para que seas más productivo en tu vida.

También, por falta de orden, puedes estar constantemente en un estado de analizar, posponer y frustración, lo que es el otro extremo de la multitarea.

Algunas acciones para organizar tu relación con el tiempo y gestionarlo de manera abundante:

1. Define que representa el tiempo en tu mente: posibilidades o presiones, amenazas o recursos: El tiempo generalmente se identifica en nuestra mente según lo que hemos vivido, de acuerdo con nuestra forma de ser y a nuestra personalidad, pero esto puede cambiar. Puedes ver mis entrenamientos para el Cambio de Creencias si deseas ahondar en este tema.

Si sientes que el tiempo es tu enemigo y que nunca te alcanza, quiere decir que no has separado lo importante de lo urgente, lo que debes delegar de lo que debes cancelar. También puedes ser una persona muy autocrítica que quiere hacer mucho y muy rápido, buscando los resultados y dejando de lado el disfrutar realmente de los procesos.

2. Organizar prioridades: El principio de Pareto precisa que el 20% de sus esfuerzos es responsable del 80% de sus resultados. Las personas que tienen alto desempeño y que consiguen abundancia normalmente aplican este principio para identificar las formas más eficientes de desplegar sus habilidades o discriminar que tareas completar, delegar o posponer. Te invito a que identifiques el 20% de las actividades que te dan ese 80% de recompensa por los esfuerzos, esa recompensa puede ser: dinero, estilo de vida, relaciones o diversión; dependerá de cada persona, esto puedes revisarlo en el plano personal o laboral.
3. Usa las horas de la mañana: está comprobado -por la neurociencia- que el cerebro y la mente son más capaces y productivos en las mañanas para atacar ciertas acciones que requieren de gran concentración, creatividad o ingenio. No importa si eres diurno o nocturno, en las mañanas el cerebro es más capaz de lograr cosas, aunque a lo mejor tu te sientes más cómodo trabajando la mente en las noches o tardes.
4. Elimina notificaciones que te distraigan: apaga o pon en silencio (por horarios) las notificaciones de e-mails, aplicaciones, WhatsApp, redes sociales, etc. Decide tú a que hora y en que momento las revisaras de manera planificada para no ceder tu control y poder honrar tus planes.
5. Automatiza: pagos de servicios, domicilia para cobros automáticos, utiliza tecnologías que te ahorren acciones que requieran de tu atención; como agenda digital, claves, envío de mails, orden de documentos o similares. Ten flexibilidad con las nuevas maneras de hacer las cosas, no dejes que tu mente piense que como lo haces es la única manera.
6. Rechaza y declina invitaciones: no puedes decir que si a todas llamadas, convocatorias, mails, salidas, conversaciones, amigos, familia. Todo es una invitación a prestarle atención, decide con criterio y de manera selectiva a que le dirás que si y decídelo en base a el impacto que tendrá en tu vida a mediano y largo plazo. Decide también a que dirás que no, sin importar lo que otros opinen.
7. Planifica un espacio de preparación y calma antes de la acción: no andes justo con el tiempo, planifícate para llegar 5 minutos antes a todo, preparar los archivos, materiales, la ruta que tomarás, ya cada acción de tu día es como una cadena de sucesos enlazados y a mayor claridad y preparación mejor será el desarrollo de la misma.  Adicionalmente, si llegas agitado a las reuniones, ese estado emocional te acompañará el resto del tiempo.
8. Gánale 5 minutos al día: levántate 5-10 minutos antes para prepararte emocional y mentalmente.  Se que estás cansado y que 5-10 minutos más en la cama son como un día de spa, pero el precio lo pagas en el desgaste durante el día estando de manera atropellada. Nada como la calma de llegar antes o a tiempo y que tu día no sea una bola de nieve y termines el día agotado.
9. Define el día de planear tu siguiente semanal: tu agenda no se define el mismo día que ocurre, tu plan de la semana se revisa los viernes o sábados antes de empezar la semana. Esta agenda debe incluir tus pendientes, pausas, diversión, lectura, crecimiento, trabajo, y cualquier cosa que debas hacer para sacar tus sueños de tu cabeza y llevarlos a la realidad.
10. Sugiere, de manea proactiva, horarios de tu conveniencia para reuniones y define su duración: no esperes, propón a tu equipo, cliente o similar, dónde quieres que suceda la reunión, la hora de inicio y su hora de finalización, sean reuniones físicas o digitales. Para ello, usa argumento desde la planificación o agenda copada, para que quede claro para tu interlocutor la puntualidad del inicio de las actividades, la duración e incluso des razones por las cuales debes terminar a tiempo (razones reales o no).
11. Define un plan a 30 días para probar -al menos- 10 de estas prácticas: planear hacerlas todas o hacerlas por largo plazo puede agobiar a tu mente y hacerte dudar. Empieza con 30 días y ve como te sientes, pero mantén el compromiso de que tú domines tu tiempo y no que tu tiempo te controle a ti.
12. Entusiasma a tu mente con hacerlo mejor: busca seguir en redes o conocer a personas organizadas, incluye narrativas nuevas de otras personas que te muestren que es posible y los beneficios que se consiguen.  Esto ayudará a que te mantengas animado a seguir.
13. Define a dónde deseas llegar: la función del tiempo es habilitarte la posibilidad de lograrlo, pero lo primero es la claridad de a dónde vas y con qué calidad quieres ir a esa meta. Toma un papel y anota ambas cosas. Desarrolla tus ideas a fondo.
14. Acepta dónde estás ahora: luego de leer esto piensas que lo has hecho terrible. No seas duro contigo y acepta donde estás con amor y sin juicio. No es justo ver el pasado con la información de hoy. Ahora sabes mejor cómo gestionar tus prioridades.
15. Barrera de tiburones: cuando separes un tiempo para hacer algo específico: redactar, crear, diseñar, grabar; garantiza que apagas timbres y avisas a tu entorno para que no seas interrumpido en esos bloques de horario funcionales.
16. Delega lo que debas (y puedas) delegar: no todo en tu lista debes hacerlo tú, tener buen autoliderazgo implica delegar a otras personas familiares, amigos o empleados.
17. Borra y elimina tareas: aceptar pendientes que no harás o tener pendientes sin avances en tu lista desde hace meses es algo sin sentido.  Sencillamente pon una fecha y hazlo, porque ver una lista con cosas que no haces te agobia además, abulta la lista de cosas que tienes que hacer.
18. Declina cosas nuevas: no agregues más proyectos hasta terminar los que tienes, el exceso de pendientes -aunque te entusiasme- se transforma en estrés y presión, a veces innecesarias.
19. Se buen testigo: revisa cuando te distraes en cosas tontas. Ver el teléfono, pararte a tomar aguar 2 veces en una hora, archivar cuando no es el momento, etc. Ayuda a tu mente a ver cuando se desconecta sin sentido y pierdes el foco. Esto no es que no pauses, haz las pausas cada hora y media, pero de manera planificada, y por intervalos de 5 a 10 minutos.
20. Transforma reuniones: convierte reuniones presenciales en llamadas de teléfono o video llamadas lo más seguido posible. Cuando alguien te pide una reunión, haz una llamada previa para sondear los temas de la reunión y si es posible cancelarla o reducirla en tiempo.
21. Busca ser secuencial, no simultáneo: ve tus acciones como piezas que armar de manera secuencial no de manera simultánea, eso te hará sentir aliviado y te dará un orden mental y real. “Al terminar esto, empezaré con eso”. Sigue un orden que tenga sentido en el marco de un proceso de creación y tiempos de entrega.
22. No te metas cuentos: tu tiempo es tuyo, tú eres el que dice sí y el que dice no, tú eres el que puede cambiar, postergar o cancelar, y de esto dependerá el nivel de disfrute de tu vida. Si te pones de último en la lista dirás que sí a todo y perderás control y bienestar.
23. Fuerza de voluntad y flexibilidad: la fuerza de voluntad es invisible, es un músculo mental que se desarrolla desde la disposición a probar, a creer y a ser flexible, te permite expandirte en tu experiencia y vivir tus talentos y pasiones. Permítete probar nuevas formas de lograr lo que no has logrado, para que te sientas como no te has sentido.
24. Mide: ve que prácticas te sirven y te hacen sentir coordinado, ordenado y más productivo, solo lo que podemos medir nos permite tomar acciones valiosas en nuestra experiencia.
25. Define para que son las reuniones de trabajo: las reuniones de un equipo deben ser en su mayoría para repartir el trabajo no para trabajar en la reunión. Revisa los “para qué” de tus reuniones y mantente apegado a su objetivo y meta final.
26. No leas todos los correos: agrúpalos, sepáralos por carpetas y define un tiempo para leerlos de manera programada. Contesta solo lo urgente al momento.
27. Crear listas de pendientes por temas: agrupa pendientes por tema en una lista (trabajo, personal, lectura, etc) y anota en tu calendario acciones específicas que harás para lograrlas. Si no está en tu agenda, no ocurrirá.
28. Ríndete cuentas: haz un balance semanal, sin juicio, pero rindiéndote cuentas. Qué hice bien, qué no hice tan bien, qué hice fabuloso, cómo mejorar la siguiente semana, etc. Preferiblemente realiza este balance los domingos antes de empezar la semana o el viernes en la tarde, antes de terminar la jornada.
29. Elimina el perfeccionismo y acepta las demandas espontáneas: acepta que siempre habrá cosas repentinas que hacer y situaciones o personas pidiendo cosas no esperadas; lo importante es que al tener una rutina estructurada esto te ayudará a que los imprevistos no afecten de manera significativa el rumbo de tus tareas y tu gestión del tiempo.
30. Mindfulness: incluye en tu agenda el agradecer y procura momentos de Mindfulness. Esto te hará una mejor persona y estar más presente en tu día. Puedes ver mi artículo sobre minfulness, para una mayor información sobre esta práctica.

Gracias por leer estas palabras pensadas para contribuir en tu crecimiento y abundancia. Te invito a ver más videos, disfrutar audios o ver entrenamientos disponibles cada mes en cada sección de esta página.

No te conformes con lo que tienes si la abundancia es posible,  pon tu Mente en Forma.